Thuê địa điểm tổ chức sự kiện cần phải lưu ý những gì?

Những lưu ý khi thuê địa điểm tổ chức sự kiện không thể bỏ qua

Thuê địa điểm tổ chức sự kiện nhỏ tphcm nội không phải là một công việc không đơn giản. Không nên dựa trên cảm tính và dựa vào danh sách các công ty cho thuê tổ chức sự kiện rồi chọn 1 nơi. Tốt nhất, cần khảo sát thực tế địa điểm, làm việc trực tiếp với bên cung cấp để có quyết định đúng đắn nhất. Hơn hết, phải nắm rõ được những lưu ý khi tổ chức sự kiện sau đây.

Địa điểm cần phải có không gian phù hợp với tính chất

Cần lưu ý đến sự phù hợp giữa không gian tổ chức có phù hợp với tính chất của sự kiện hay không. Ví dụ: sản phẩm mới của bạn có tính chất sang trọng nên lựa chọn không gian nhà hàng, khách sạn đẳng cấp sẽ giúp nêu bật tính chất của sản phẩm sẽ, doanh nghiệp cũng sẽ củng cố được vị thế của mình.

Cơ sở vật chất phải đáp ứng đầy đủ nhu cầu

Cần phải xem xét địa điểm đáp ứng đầy đủ cơ sở vật chất không, thỏa mãn nhu cầu của sự kiện hay không ví dụ như:

• Diện tích sân khấu có đáp ứng được quy mô sự kiện hay không.

• Hệ thống âm thanh, ánh sáng, máy chiếu, màn hình led có chất lượng đến đâu, hoạt động tốt hay không, công suất ra sao.

• Chất lượng bề mặt không gian: Tường, thảm, trần tình trạng như thế nào.

• Không gian tổ chức sự kiện có cách âm hay không, an toàn, bảo đảm sức khỏe hay không.

• Có thể linh hoạt thay đổi cách sắp xếp bàn ghế, đồ trang trí không.

Lựa chọn những đơn vị có chất lượng dịch vụ tốt

Dựa trên một số tiêu chí:

• Mức độ chuyên nghiệp và phong cách phục vụ của nhân viên

• Chất lượng và hương vị các món ăn, đồ uống

• Giải quyết, khắc phục và xử lý các sự cố nhanh chóng

• Giá thuê địa điểm tổ chức sự kiện cạnh tranh, có ưu đãi

• Bản cam kết, hợp đồng của bên cho thuê tổ chức sự kiện

Cần lưu ý những yếu tố này vì nó quyết định sự kiện có thành công hay không. Sự có hài lòng khách mời hài lòng hay không. Vì vậy khi chấp nhận giá thuê với bên cung cấp, cần phải trao đổi kỹ càng các vấn đề này.

Xem thêm:

• Event marketing là gì? Chiến lược marketing cho sự kiện
• Cách trang trí khu vực check in sự kiện kết hợp qr code
  

Nên thuê địa điểm có nhiều tiện ích đi kèm

Ưu tiên chọn địa điểm tổ chức sự kiện có sẵn nhiều tiện ích, dịch vụ sẽ tiết kiệm rất nhiều công sức, tiền bạc, thời gian. Sử dụng đơn vị cung cấp dịch vụ có những tiện ích phù hợp đi kèm.

Ví dụ khi thuê địa điểm tổ chức sự kiện hội nghị hội thảo nên chọn những nơi có trang bị các thiết bị phù hợp. Ví dụ như wifi, máy chiếu, sảnh chờ có thể cung cấp tea break và các dịch vụ văn phòng. Còn đối với những buổi liên hoan, chúc mừng thì nên chọn những nơi có máy karaoke, sân khấu, hệ thống đèn và âm thanh…           

Địa điểm cần đảm bảo an ninh, an toàn

Bất kỳ những sự kiện nào cũng sẽ có khả năng phát sinh rủi ro, việc làm của chúng ta là cần hạn chế chúng ở mức thấp nhất, bằng cách chọn những địa điểm có những đặc điểm sau:

• Có đội ngũ bảo vệ, an ninh 24/24 chuyên nghiệp

• Bãi giữ xe rộng rãi, có nhân viên quản lý

• Thiết bị báo, phòng, chống cháy hoạt động tốt

• Trang bị camera đầy đủ các góc và hoạt động tốt

• Phải có lối thoát hiểm, di tản thông thoáng

Nếu được, nên chọn những địa điểm ở gần bệnh viện, đồn công an, trung tâm chữa cháy để được hỗ trợ kịp thời khi có sự cố xảy ra.

Ưu tiên địa điểm thuận tiện cho việc di chuyển, tìm kiếm

Những vị trí có thể tìm kiếm dễ dàng sẽ khiến khách mời để tìm kiếm, di chuyển đến dễ hơn, bảo đảm số lượng người tham gia sự kiện. Hãy chọn các địa điểm có vị trí trung tâm, đường xá thông thoáng, rộng rãi, dễ nhận biết địa điểm từ xa …Nếu địa điểm nằm ở vị trí khó tìm nên có hướng dẫn khách mời qua bản đồ cụ thể.

Lưu ý về giá thuê địa điểm tổ chức sự kiện

Thuê địa điểm tổ chức sự kiện khác nhau sẽ có mức giá khác nhau, vì vậy cần phải dựa vào ngân sách để tìm kiếm một nơi phù hợp. Lưu ý, có những địa điểm phí thuê hội trường, phòng họp mà không bao gồm dịch vụ đi kèm tưởng rẻ hơn nhưng thực tế lại đắt hơn. Vì vậy, trước khi kí hợp đồng cần tìm hiểu và liệt kê kĩ càng những dịch vụ, quyền lợi, tiện ích được hưởng, có thể sử dụng để tối ưu chi phí.

Ngoài ra không thể bỏ qua những khoản phụ thu, phụ phí cũng như cách đền bù có sự cố xảy ra. Thêm nữa, cần so sánh các ưu đãi, khuyến mãi ở thuê địa điểm tổ chức sự kiện. Hãy tham khảo nhiều nơi để chọn ra địa điểm tốt nhất. Tính toán kĩ càng sẽ có thêm một khoản tiền để đầu tư thêm cho sự kiện hoành tráng hơn.

Lời khuyên cuối cùng đừng nên chăm chăm nhìn vào giá mà chọn nơi rẻ nhất. Vì mục đích cuối cùng là tổ chức một sự kiện thành công và mang lại hiệu quả nhất định.

Quảng cáo sự kiện thông minh hiện đại với máy bán hàng Kootoro

Việc quản lý một sự kiện dễ dàng đòi hỏi rất nhiều sự nỗ lực và chú ý mọi chi tiết để đảm bảo mọi việc hoạt động suôn sẻ. Cho dù đó là một triển lãm thương mại, một sự kiện thể thao thú vị hay một hội nghị công ty, việc tổ chức một sự kiện thành công đều đòi hỏi phải lập kế hoạch tỉ mỉ và cân nhắc nhu cầu của người tham dự.

Mục tiêu tổ chức sự kiện luôn mang ý nghĩa nâng tầm thương hiệu và khiến nó trở nên đáng nhớ và không thể bỏ qua. Đây là lúc việc thuê máy bán hàng tự động cho các sự kiện phát huy tác dụng, đưa ra giải pháp mới kết hợp giữa sự đổi mới, hiệu quả và sự hài lòng của khách hàng.

Sự trỗi dậy của máy bán hàng tự động theo sự kiện: Xu hướng thay đổi cuộc chơi

Dịch vụ phục vụ sự kiện truyền thống mang nhiều hạn chế và các khâu hậu cần phức tạp, tiềm ẩn nhiều rủi ro hiện đã lỗi thời. Trong những năm gần đây, ngành tổ chức sự kiện đã chứng kiến sự thay đổi đáng kể theo hướng áp dụng các giải pháp máy bán hàng tự động. Điều này mang lại rất nhiều lợi ích mà các nhà tổ chức sự kiện và người tham dự. Vì vậy, hãy cùng khám phá những lợi ích của việc thuê máy bán hàng tự động cho các sự kiện.

1. Dễ dàng di chuyển và thiết lập

Máy bán hàng tự động thông minh lý tưởng cho mọi vị trí trong sự kiện. Dễ dàng trang trí và thiết lập máy theo concept, phù hợp với quy mô sự kiện và khách tham quan của bạn. Máy bán hàng tự động có thể dễ dàng mở rộng hoặc di chuyển vị trí.

2. Chi phí chung thấp hơn

Thuê máy bán hàng tự động có thể tiết kiệm chi phí so với việc mở các khu vực tea break. Với máy bán hàng tự động khách hàng có thể tự phục vu welcome drink. Máy bán hàng tự động có thể phục vụ nhu cầu đa dạng của cá nhân mà không cần bất kỳ nhân viên nào. Nó cung cấp một giải pháp nhỏ gọn và đơn giản với hướng dẫn tối thiểu và đáp ứng nhu cầu của người tham dự trong vài phút.

3. Tính linh hoạt và tùy biến

Máy bán hàng tự động thông minh cung cấp nhiều lựa chọn sản phẩm, phục vụ cho các chủ đề sự kiện và đối tượng khác nhau. Màn hình LCD cảm ứng vừa có thể trình chiếu video, tạo trò chơi tương tác, tặng voucher cho khách mời.

5. Đầu tư kịp thời với thông tin chuyên sâu về dữ liệu

Những máy bán hàng tự động này được trang bị khả năng theo dõi dữ liệu, cho phép người tổ chức sự kiện thu thập thông tin chi tiết về các sản phẩm được chú ý quan tâm và thu thập khảo sát người tiêu dùng. Dữ liệu có giá trị này có thể được sử dụng để nâng cao hơn nữa các sự kiện và chiến lược tiếp thị trong tương lai.

6. Cơ hội xây dựng thương hiệu và quảng cáo

Máy bán hàng tự động đi kèm với màn hình hiển thị có thể được tùy chỉnh với các thông điệp và sự hợp tác về thương hiệu và quảng cáo, cho phép các nhà tổ chức sự kiện củng cố sự hiện diện thương hiệu của họ và thu hút người tham dự theo cách độc đáo nhất.

Yêu cầu đặt quảng cáo

𝐓𝐎𝐑𝐎 - Mô hình kinh doanh máy bán hàng tự động số 1 Việt Nam

Địa chỉ: Căn 00.12 và 00.13 Lakeview 1, số 19 đường Tố Hữu, phường Thủ Thiêm, TP Thủ Đức, TPHCM

Hotline: 19003009

Fanpage: https://www.facebook.com/Toro.VendingMachine

Website:https://kootoro.com