Tổ chức sự kiện ngoài trời: thời gian, địa điểm và rủi ro!

Tổ chức sự kiện ngoài trời hiện đang là lựa chọn của rất nhiều công ty doanh nghiệp vì mang lại không khí mát mẻ, thoáng đãng, có thể tham gia các hoạt động bên ngoài năng động.

Lựa chọn thời gian và địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời

1. Địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời:

Đầu tiên cần chú ý đến khi thuê tổ chức sự kiện ngoài trời là chọn một địa điểm đẹp. Thế nào là đẹp thì các bạn hãy tự trả lời các câu hỏi như sau:

• Nội dung concept, thông điệp của buổi sự kiện ngoài trời là gì?

• Lượng khách mời tham gia event ngoài trời là bao nhiêu người?

• Diện tích thuê địa điểm tổ chức tối thiểu là bao nhiêu?

• Địa điểm có an toàn hay thuận tiện cho việc di chuyển và gửi xe hay không?

Các bạn cần liên hệ các đơn vị cho thuê địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời ở công viên, bãi biển, nhà văn hóa lao động. Điểm chung duy nhất để làm event ngoài trời là phải thoáng mát, không gian lớn và không khí trong lành. Đây là những điểm ấn tượng góp phần giúp các event ngoài trời trở nên đặc biệt, chú ý và cuốn hút khách tham gia hơn.

Địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời

2. Thời gian tổ chức sự kiện ngoài trời:

Bạn cần lưu ý tới thời gian nhất vì có rất nhiều yếu tố ngoài mong muốn có thể xảy ra nếu chọn sai khoảng thời điểm tổ chức buổi tiệc. Hãy xem xét kỹ dự báo thời tiết ngày hôm đó (thời tiết xấu, mưa bão, oi nóng bức,…), các mùa trong năm để đảm bảo sự kiện ngoài trời được diễn ra suôn sẻ, tốt đẹp nhất.

Xem thêm: Máy bán kẹo bông khổng lồ tự động thông minh Kootoro

Những lưu ý khi tổ chức sự kiện ngoài trời:

Ngoài thời gian và địa điểm tổ chức sự kiện thì các bạn hãy lưu ý thêm những vấn đề sau:

Xây dựng ý tưởng và chủ đề: 

Trang trí sự kiện là một trong những việc làm quan trọng nhất để định hình ý tưởng chủ đề của sự kiện ngoài trời. Thường các event ngoài trời sẽ có sân khấu chính để thu hút ánh mắt khách tham gia. Bạn có thể sử dụng các vật dụng trang trí như: đèn led, bong bóng, hoa, ruy-băng, sắp xếp thêm nhiều standee, treo phướn, banner, backdrop ở khu vực tổ chức giúp không gian bớt trống trải và tăng hiệu ứng hình ảnh, thương hiệu cho sự kiện ngoài trời.

Bạn đang tìm phương án cho việc tổ chức sự kiện ngoài trời thêm mới lạ? Đây có thể là giải pháp cho bạn, bấm vào nút dưới đây để nhận tư vấn!

Tổng duyệt chương trình: 

Đây là bước kiểm tra chạy kiểm duyệt chương trình cuối cùng, giúp bạn đánh giá thực tế sự kiện đã diễn ra được bao nhiêu so với kế hoạch ban đầu đề ra, để tránh các rủi ro tổ chức sự kiện nhất có thể.

Vấn đề vệ sinh và an ninh trật tự: 

Những lưu ý khi tổ chức sự kiện ngoài trời

Các bạn cần đảm bảo việc vệ sinh dọn dẹp sau khi sự kiện kết thúc. Hãy nên chuẩn bị thùng rác, túi đựng rác và có địa điểm tập trung rác thải cho sự kiện ngoài trời. Về an ninh trật tự, thường các đơn vị tổ chức cũng sẽ có lực lượng an ninh, nhân viên đảm bảo các rủi ro tổ chức sự kiện có thể xảy ra.

Xem thêm: Máy bán nước ngọt tự động Kootoro thông minh, tiện lợi

Các rủi ro khi tổ chức sự kiện ngoài trời:

Thời tiết không đẹp, mưa dông thất thường: 

Đây là nỗi lo lắng nhất của tất cả các đơn vị tổ chức sự kiện ngoài trời. Rủi ro về thời tiết có thể làm gián đoạn buổi tiệc, hư hỏng các thiết bị âm thanh, ánh sáng của chương trình. Chúng ta có thể sử dụng bạt lớn để che phần sân khấu và khu vực của khách tham gia. 

Rủi ro về thiết bị sự kiện

Các rủi ro khi tổ chức sự kiện về thiết bị có thể kể đến như: đèn đột ngột tắt, âm thanh đột ngột hú lên, hoặc im bặt trong khi sự kiện vẫn đang diễn ra. Đó là những rủi ro kỹ thuật của thiết bị trên sân khấu. Điều này sẽ khiến những người tham dự cảm thấy khó chịu, có thể làm đứt mạch cảm xúc của sự kiện.

Đối với các thiết bị điện như âm thanh, ánh sáng cần lưu ý đấu tủ điện dự phòng trong trường hợp mất điện. Riêng với hệ thống màn hình LED, bạn cần một máy tính hoặc laptop đủ mạnh để tránh bị treo, mất nguồn. Ngoài ra nên dự phòng có một vài laptop sẵn sàng cho những sự cố không mong muốn.

Rủi ro an toàn trong thiết bị sự kiện

Rủi ro về an toàn thường phát sinh từ các thiết bị như hệ thống âm thanh, hệ thống ánh sáng, màn hình LED hoặc các thiết bị cụ thể. Rủi ro an ninh phổ biến hơn và khó quản lý hơn trong các sự kiện ngoài trời, đặc biệt là khi mưa bão. 

Ngoài ra, rủi ro an toàn đối với thiết bị sân khấu như:

• Sân khấu trên địa hình không bằng phẳng, hoặc trên cát dễ dẫn đến sụt lún, nguy cơ sập sân khấu. Cần phải xử lý khâu sản xuất cho chắc chắn.

• Sân khấu cao, dễ khiến người di chuyển lên xuống dễ bị ngã. Cần củng cố hành lang an ninh để đảm bảo sự di chuyển của nhân sự.

Rủi ro khi tổ chức sự kiện ngoài trời

Rủi ro từ những vị khách không mời mà đến

Tổ chức sự kiện ngoài trời không kiểm soát số lượng khách đôi khi xuất hiện những vị khách không mời mà đến. Nếu có cướp giật, trộm cắp hay có ý đồ khác thì rất khó kiểm tra. Kể cả khi kiểm tra camera giám sát. 

Do đó, các sự kiện thường tránh rủi ro này bằng hàng rào và cổng ra vào nghiêm ngặt để tránh những kẻ xâm nhập. Một đội ngũ bảo vệ giàu kinh nghiệm và hệ thống nhân sự chuyên nghiệp để đảm bảo xử lý các tình huống linh hoạt.

Rủi ro từ trẻ em

Tổ chức event ngoài trời với số lượng lớn trẻ em rất khó kiểm soát. Trẻ em thường rất hiếu động và tò mò. Điều này có thể trở thành mối nguy hiểm không chỉ với thiết bị sự kiện mà đôi khi còn có thể xảy ra tai nạn. Để đảm bảo an toàn trong trường hợp có trẻ em, bạn nên thực hiện các hoạt động sau:

• Xây dựng hệ thống loa để tìm trẻ lạc

• Luôn nhắc nhở cha mẹ cẩn thận

• Các khu vực có điện phải được đóng cửa và giám sát

• Các thiết bị kỹ thuật, khu vực triển lãm nên đặt xa trẻ em

• Xây dựng một số khu vui chơi cho trẻ em

Rủi ro chất lượng thực phẩm

Rủi ro này phần lớn phụ thuộc vào F&B. Hãy chọn địa điểm và đặt tiệc tại các nhà hàng chất lượng. Sản phẩm chuyên dụng phải luôn đúng tiêu chuẩn, thức ăn phải ấm, an toàn.

Sẽ luôn luôn có những rủi ro xảy ra trong suốt quá trình diễn ra chương trình. Chính vì vậy, bạn hãy lên phương án dự phòng rủi ro khi tổ chức sự kiện ngoài trời nhé.

Xem thêm: Máy bán cà phê pha tự động Kootoro - Tiện ích văn phòng thông minh

Tổ chức event ngoài trời tăng tương tác với máy bán hàng TORO:

Tổ chức event ngoài trời tăng tương tác với máy bán hàng TORO

Để tăng thêm tương tác với khách hàng, khi tổ chức sự kiện ngoài trời bạn có thể lắp đặt máy bán hàng tự động Kootoro. Với nhiều loại máy bán hàng đa dạng mẫu mã như máy snack & nước, cà phê, máy bán mỳ, đến các máy bán dừa tươi hay máy bán kẹo bông gòn... Kootoro hỗ trợ thiết kế chương trình/ trò chơi/ bán hàng cho chiến dịch/ sự kiện event của riêng bạn. Quảng bá thương hiệu bằng hình thức độc đáo và thu hút đem đến cho khách hàng nhiều trải nghiệm ấn tượng.

Nhanh tay thuê ngay máy bán hàng KooToro cho event của bạn. Với mẫu mã vô cùng thu hút, nhiều loại máy khác nhau, nhiều phương thức thanh toán… Cũng như có đội ngũ nhân viên tận tụy luôn sẵn sàng phục vụ, tư vấn và có mặt khi bạn cần.

Nhận tư vấn để đặt thuê máy bán hàng tự động Kootoro ngay!

Yêu cầu thuê máy

𝐓𝐎𝐑𝐎 - Mô hình kinh doanh máy bán hàng tự động số 1 Việt Nam

Địa chỉ: Căn 00.12 và 00.13 Lakeview 1, số 19 đường Tố Hữu, phường Thủ Thiêm, TP Thủ Đức, TPHCM

Hotline: 19003009

Fanpage: https://www.facebook.com/Toro.VendingMachine

Website:https://kootoro.com