Cách tổ chức sự kiện âm nhạc đảm bảo kế hoạch

Sự kiện âm nhạc là gì?

Sự kiện âm nhạc có tính cộng đồng, mang tính chất văn hóa, nghệ thuật. Chương trình có xuất hiện những màn biểu diễn của những nghệ sĩ trước khán giả yêu nhạc. Thông thường, sự kiện âm nhạc thu hút khá đông khán giả nhờ tính giải trí và độc đáo. Khi tổ chức sự kiện, số lượng vé sẽ bị giới hạn tùy theo quy mô chương trình.

Quy trình tổ chức sự kiện âm nhạc thành công

Hình thành ý tưởng độc đáo gây sự thích thú

Sự kiện âm nhạc có nhiều thể loại khác nhau như EDM, nhạc dân gian, nhạc trữ tình, nhạc thiếu nhi, sân khấu cho chèo, cải lương, tuồng,…. Mỗi loại hình âm nhạc, cần phải có những ý tưởng khác nhau phù hợp với đối tượng tham gia.

Đa phần cácsự kiện âm nhạc thường tổng hòa 2, 3 thể loại nhạc lại với nhau, tạo thành một sự kiện quy mô, thu hút nhiều đối tượng tham gia. Tổ chức sự kiện âm nhạc bắt nguồn từ ý tưởng độc đáo, giúp thu hút được nhiều người tham gia. Sự chú ý của báo chí sẽ giúp thông tin của sự kiện được nhiều người biết đến, tạo nên thành công.

Cụ thể hóa ý tưởng, lên kịch bản chi tiết

Đây là giai đoạn cụ thể hóa ý tưởng. Vì thế, cần đầu tư thời gian và chất xám khi lên ý tưởng hay lên kịch bản sự kiện âm nhạc chi tiết. Có được một kịch bản chi tiết sẽ giúp cho doanh nghiệp theo dõi và bám sát để thực hiện. Điều này sẽ dự liệu tình huống, hoạch định thời gian và cũng như tránh được những rủi ro có thể xãy ra.

Đầu tiên, doanh nghiệp nên tạo nên bộ nhận diện thương hiệu, poster sự kiện âm nhạc. Từ đó sẽ tạo nên chủ đề của buổi tổ chức sự kiện âm nhạc. Proposal sự kiện âm nhạc phải phù hợp với đối tượng tham gia và nêu lên được sự đặc trưng của buổi diễn.

Tiếp đó bạn nên đưa lên một dạng kích bản khung của chương trình, rồi mới đi vào kịch bản chi tiết. Kế hoạch tổ chức sự kiện âm nhạc chi tiết từ nhân sự, người chịu trách, timeline rõ ràng,… sẽ giúp cho việc chạy sự kiện âm nhạc sẽ diễn ra suôn sẻ hơn. Lên kịch bản về âm thanh, hình ảnh, các hiệu ứng sân khấu, biên đạo nhảy… sao cho nhịp nhàng và đầy tính nghệ thuật.

Chọn địa điểm diễn ra sự kiện phù hợp

Tùy từng theo quy mô sự kiện tổ chức âm nhạc mà lựa chọn địa điểm sao cho phù hợp. Sự kiện âm nhạc thường thấy tổ chức ở: công viên, sân vận động, nhà hát, phòng trà, quảng trường v.v.…

Sự kiện nhỏ hoặc những buổi hòa nhạc thính phòng thường được tổ chức ở trong nhà để mang tới sự gần gũi, ấm cúng. Những sự kiện âm nhạc tphcm có quy mô lớn nên được tổ chức ngoài trời. Điều này tạo nên một không khí náo nhiệt, khiến cho người tham gia cảm thấy thích thú.

Xem thêm: Tổ chức sự kiện ngoài trời: thời gian, địa điểm

Quá trình thực hiện chương trình

Khi một kịch bản chi tiết đã được hoàn tất, tiếp theo là triển khai thực tế, phối hợp cùng nhiều bộ phận với nhau. Bao gồm các hoạt động chuẩn bị như in ấn các ấn phẩm, thiệp mời, poster, xin cấp phép biểu diễn, liên lạc với các bên liên quan, nhà tài trợ,...

Đối với một sự kiện âm nhạc chuyên nghiệp, đây là giai đoạn quảng bá và truyền thông quan trọng nhất. Đội ngũ truyền thông sẽ phải lên thông cáo báo chí sự kiện âm nhạc. Liên tục đăng tải thông tin lên các trang mạng xã hội để thu hút mọi người. Những thông tin xung quanh sự kiện và diễn biến của chương trình đều được cập nhật nhanh chóng . 

Giai đoạn sự kiện diễn ra là giai đoạn quan trọng nhất. Vì nó là thành quả của sự phối hợp giữa nhiều các bộ phận với nhau, thể hiện sự hoàn chỉnh sau một thời gian dài chuẩn bị. Đây là lúc tập trung toàn lực. Các thành viên trong BTC luôn giữ liên lạc, giải quyết mọi sự việc phát sinh nhanh chóng, phối hợp nhịp nhàng, ăn ý.

Kết thúc chương trình 

Khi kết thúc chương trình, cần có những bài tổng kết, hình ảnh về sự kiện, đưa ra các bài viết cảm ơn người ủng hộ và nhà tài trợ trên truyền thông. Đây là một bước không thể xem nhẹ, để tạo được thiện cảm với mọi người cũng như thể hiện sự chuyện nghiệp.

Mỗi bộ phận sẽ báo cáo ghi nhận lại những thiếu sót và ưu điểm trong quá trình chuẩn bị, quá trình diễn ra và quá trình kết thúc tổ chức sự kiện âm nhạc để cùng nhau rút kinh nghiệm.

Những lưu ý khi tổ chức sự kiện âm nhạc

Đừng bỏ qua lưu ý sau đây trong quá trình tổ chức sự kiện âm nhạc:

• Kiểm soát tốt lượng khách mời tham dự để áp dụng, kịch bản có dự phòng trong trường hợp thiếu người.

• Xác định độ tuổi, khán giả phù hợp và kiểm soát chặt chẽ để bảo đảm an toàn.

• Nhân sự đầy đủ và phù hợp, có chuyên môn và kinh nghiệm để đảm bảo thực hiện tốt công việc ở mọi khu vực

• Proposal sự kiện âm nhạc có nội dung phù hợp với thuần phong mỹ tục

• Cần có kế hoạch dự phòng cho những trường hợp có thể phát sinh

• Xin giấy phép đầy đủ, đúng thời gian theo quy định

Xem thêm: Event marketing là gì? Chiến lược marketing cho sự kiện

Hồ sơ xin cấp phép sự kiện âm nhạc ở Việt Nam

Hồ sơ xin cấp phép sự kiện âm nhạc ở việt nam là thủ tục cần phải có. Bảo đảm sự kiện âm nhạc hợp pháp theo quy định. Theo đó, doanh nghiệp tổ chức sự kiện âm nhạc cần chuẩn bị các loại giấy tờ sau trong hồ sơ xin cấp phép:

• Đơn xin cấp phép tổ chức sự kiện âm nhạc (mẫu có sẵn)

• Bản sao giấy phép hoạt động của doanh nghiệp, có dấu công chứng

• Hợp đồng thuê địa điểm, có chữ ký các nhận của chủ sở hữu bên cho thuê

• Tất cả bản ghi lời những ca khúc sẽ biểu diễn

• Giấy chứng nhận đã đăng ký bản quyền bài hát

Đại diện doanh nghiệp sẽ nhận được đơn cấp phép tổ chức sự kiện âm nhạc sau 7 ngày kể từ thời điểm tiếp nhận hồ sơ (nếu toàn bộ hồ sơ đạt chuẩn).

Xem thêm: Cách trang trí khu vực check in sự kiện kết hợp qr code

Máy bán hàng tự động tăng tiện ích - hoạt động cho sự kiện

Máy bán hàng tự động là giải pháp thông minh cho những địa điểm tổ chức sự kiện âm nhạc. Máy bán hàng tự động có thể cung cấp dịch vụ ăn uống 24/7. Không chỉ là một chiếc máy bán hàng tự động mà còn là một căng tin tự động thực sự. Mỗi máy chứa hơn 300 mặt hàng. Các sản phẩm bao gồm bánh snack, đồ ăn nhẹ, trái cây, sô cô la và đồ uống. Cấu hình cực kỳ linh hoạt cho phép người dùng lựa chọn dễ dàng, xử lý thanh toán nhanh chóng với hai hình thức: thanh toán bằng tiền mặt, thanh toán online.

Máy hàng tự động của TORO luôn trong tình trạng sẵn sàng lắp đặt trong thời gian ngắn. Chúng tôi hỗ trợ về hệ thống và điện, bảo đảm máy chạy trơn tru suốt thời gian diễn ra sự kiện âm nhạc. Máy bán hàng như một địa điểm phục vụ khán giả đến xem sự kiện ca nhạc. Tăng tiện ích, phục vụ khách hàng một cách thuận tiện nhất có thể.

Yêu cầu thuê máy

𝐓𝐎𝐑𝐎 - Mô hình kinh doanh máy bán hàng tự động số 1 Việt Nam

Địa chỉ: Căn 00.12 và 00.13 Lakeview 1, số 19 đường Tố Hữu, phường Thủ Thiêm, TP Thủ Đức, TPHCM

Hotline: 19003009

Fanpage: https://www.facebook.com/Toro.VendingMachine

Website:https://kootoro.com