Grand opening là gì? Quy trình tổ chức sự kiện khai trương

Grand opening là gì?

Khai trương (Grand Opening) là một trong những sự kiện không thể thiếu đối bất kì hoạt động kinh doanh nào. Khai trương mang bước khởi đầu đầy tích cực, mang đến may mắn và thành công của doanh nghiệp về sau này. Ngoài ra, khai trương còn là hoạt động quan trọng mang yếu tố truyền thông mạnh mẽ. Giúp doanh nghiệp bước đầu lan tỏa thương hiệu, tiếp cận khách hàng. Thông qua sự kiện khai trương để giới thiệu, quảng bá sản phẩm, dịch vụ, tìm kiếm các khách hàng tiềm năng.

Tổ chức sự kiện Vogue kết hợp máy bán hàng tự động

Xem thêm: Tổ chức sự kiện ngoài trời: thời gian, địa điểm và rủi ro bạn cần biết!

Quy trình tổ chức sự kiện khai trương trọn gói

Thu thập thông tin và tiếp nhận yêu cầu từ khách hàng

Bước đầu tiên sẽ là tiếp nhận thông tin: 

• Địa điểm tổ chức event khai trương

• Số lượng khách mời

• Thời gian sự kiện

• Các yêu cầu về trang trí

• Âm thanh ánh sáng

• Thiết bị hỗ trợ và các dịch vụ khác

Sau khi đã thu thập đầy đủ thông tin cần thiết, hiểu rõ mục đích, và nhu cầu từ đó đưa ra giải pháp phù hợp nhất.

Phác thảo ý tưởng, lên kế hoạch, kịch bản 

Việc lên ý tưởng sẽ quyết định thành công của sự kiện. Đội ngũ Biên tập sẽ phối hợp với khách hàng để ra những ý tưởng mới lạ, phù hợp với event khai trương của quý khách. Chi tiết cụ thể bao gồm:

• Thiết kế trang trí không gian phù hợp với yêu cầu của khách hàng.

• Lên kịch bản chi tiết, phân định các hoạt động, chương trình, thông điệp mà khách hàng muốn truyền tải.

• Đưa ra các giải pháp về âm thanh, ánh sáng, thiết bị hỗ trợ v.v...

Tất cả mọi thứ tại bước này đều được đưa ra và thảo luận cùng khách hàng để đảm bảo rằng kế hoạch đã đi đúng theo mong muốn của khách hàng. Gợi ý cho khách hàng một số gói tổ chức khai trương trọn gói.

Khảo sát địa điểm

Sau khi đã phác thảo kế hoạch và ý tưởng sơ bộ cho sự kiện. Xem xét không gian, đo diện tích vị trí tổ chức sự kiện khai trương cửa hàng. Tại bước này của kế hoạch tổ chức sự kiện khai trương sẽ tiến hành khảo sát địa điểm và không gian:

• Đo đạc diện tích, khảo sát không gian

• Tư vấn thiết kế sân khấu, backdrop và các dịch vụ kèm theo

• Kiểm tra cơ sở vật chất tại địa điểm tổ chức: đường dây điện, nước, mạng wifi và các thiết bị khác để đảm bảo rằng mọi thứ hoạt động trơn tru.

Xem thêm: 

• Booth là gì? Thiết kế booth triển lãm, booth sự kiện thu hút
• Tips thiết kế thi công gian hàng triển lãm đẹp
  

Tiến hành gửi báo giá chi tiết, rõ ràng, minh bạch

Phía tổ chức sự kiện sẽ báo giá dựa trên kế hoạch, yêu cầu của khách hàng. Báo giá bao gồm: Chi phí về trang thiết bị, nhân sự, chi phí vận chuyển và một số chi phí khác.

Thực hiện hợp đồng, thỏa thuận

Sau khi khách hàng đã chấp nhận báo giá, sẽ tiến hành lập hợp đồng và các thỏa thuận để cả hai bên hiểu rõ về các yêu cầu và các cam kết.

Tiến hành lập timeline chi tiết cho kịch bản

Hoàn thiện kịch bản event khai trương bằng cách bổ sung các yếu tố: timeline, bản thiết kế chi tiết, kế hoạch thi công để khách hàng có thể hình dung cụ thể về chương trình.

Chuẩn bị trang thiết bị, nhân sự, chạy thử chương trình

Trước ngày khai trương cần chuẩn bị đầy đủ trang thiết bị, nhân sự, setup hoàn thiện trước ngày khai trương, chạy thử chương trình, đề phòng các rủi ro có thể xảy ra. VD: điện, mất kết nối mạng, thời tiết xấu, hoặc sự cố về trang thiết bị. Sẽ có những thiết bị dự phòng bảo đảm sự kiện khai trương được diễn ra suôn sẻ và thành công, không bị gián đoạn bởi các tình huống phát sinh.

Tổ chức sự kiện khai trương theo đúng kịch bản và timeline

Trong quá trình diễn ra sự kiện, bên phụ trách sẽ giám sát, hỗ trợ, đảm bảo mọi hoạt động đều đúng kịch bản, quảng bá sản phẩm/dịch vụ đúng với mục tiêu đề ra.

Kết thúc, review quá trình, tổng kết, thanh toán

Sau khi kết thúc sự kiện khai trương, cần tiến hành tổng kết để đánh giá kết quả của sự kiện. Đồng thời ghi nhận ý kiến đóng góp và phản hồi từ khách hàng. Sau đó, bên phụ trách sẽ lập hóa đơn, hoàn tất thanh toán, và bàn giao mặt bằng sau khi đã dọn dẹp vệ sinh.

Báo giá tổ chức sự kiện khai trương theo thị trường

Tổ chức sự kiện lễ khai trương từ 5.000.000 đồng

Hai yếu tố: số lượng khách mời và địa điểm tổ chức quyết định đến tổng chi phí khi tổ chức khai trương. Chính vì vậy, ngay từ bước đầu tiên, doanh nghiệp, tổ chức cần nắm rõ số lượng khách mời để dự trù ngân sách cho phù hợp.

Gói này siêu tiết kiệm mà vẫn đầy đủ hạng mục cần thiết. Đặc biệt phù hợp với quy mô từ 15 – 30 khách (văn phòng), không gian tổ chức nhỏ. 

Báo giá gói event khai trương tiêu chuẩn ( từ 9.000.000 đồng)

Đối với quy mô từ 25-40 khách, có thể tham khảo báo giá tổ chức sự kiện grand opening tiêu chuẩn sau đây. Các hạng mục có thể linh hoạt thay đổi và điều chỉnh để phù hợp với từng yêu cầu của doanh nghiệp, tổ chức.

Báo giá tổ chức khai trương trọn gói (chỉ từ 15.000.000 đồng)

Áp dụng cho lượng khách tham dự sự kiện khai trương từ 40-100 người. Gói chi phí khai trương từ 15 triệu đảm bảo chất lượng và phù hợp với nhu cầu doanh nghiệp.

Báo giá tổ chức sự kiện khai trương cửa hàng VIP

Gói VIP dành cho quy mô từ 400 – 500 khách với không gian tổ chức sang trọng, phù hợp với các sự kiện lớn.

Xem thêm: Event marketing là gì? Chiến lược marketing cho sự kiện

Tổ chức sự kiện khai trương thu hút hơn với máy bán hàng Kootoro

Kootoro đang cung cấp các giải pháp cho thuê máy bán hàng tự động phục vụ sự kiện. Giờ đây, máy bán hàng tự động trở thành một cỗ máy tuyệt vời, giúp gia tăng sự trải nghiệm và tương tác của khách mời!

Các cách đơn giản để nhận phản hồi hiệu quả từ sự kiện khai trương của doanh nghiệp đồng thời khiến khán giả có thiện cảm. Chính là việc thiết kế các trò chơi nhỏ đơn giản mang tính tương tác cao, tạo khảo sát và thu thập dữ liệu ngay trên máy bán hàng tự động thông minh. Doanh nghiệp có thể cung cấp một món quà miễn phí! Có nhiều cách sáng tạo để cho phép khách mời tương tác  nhận quà như như quét QR code, bấm mã code, để lại thông tin.

Ngoài ra, doanh nghiệp có thể quảng cáo sự kiện khai trương bằng lcd tại các máy vị trí có nhiều khách hàng mục tiêu! Máy bán hàng tự động có diện tích rất lớn, doanh nghiệp có thể trang trí bằng cách thiết kế thương hiệu cùng thông điệp khai trương. Hình thức quảng cáo này vô cùng nổi bật và bắt mắt.

Đừng lo lắng bạn vẫn chưa xác định được hình thức hợp tác vì chúng tôi có các chuyên gia tư vấn giúp bạn! Chi phí cạnh tranh cùng đội ngũ chuyên nghiệp sẽ giúp việc tổ chức sự kiện khai trương trở nên hoàn hảo và có hiệu quả cao.

Yêu cầu đặt quảng cáo

𝐓𝐎𝐑𝐎 - Mô hình kinh doanh máy bán hàng tự động số 1 Việt Nam

Địa chỉ: Căn 00.12 và 00.13 Lakeview 1, số 19 đường Tố Hữu, phường Thủ Thiêm, TP Thủ Đức, TPHCM

Hotline: 19003009

Fanpage: https://www.facebook.com/Toro.VendingMachine

Website:https://kootoro.com